O eSocial é um dos componentes do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), em vigor há seis anos no Brasil, e visa a formalizar digitalmente as informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais relativas a todos os empregados e empregadores, tanto da iniciativa privada quanto da pública. Trata-se da escrituração digital da folha de pagamentos e das demais obrigações acessórias relativas à contratação e à utilização de mão de obra onerosa, com ou sem vínculo empregatício. As empresas terão de acessar e inserir dados no sistema pelo menos em três modalidades de evento: cadastro e dados permanentes, eventos aleatórios e folha de pagamento.
Os dados são assinados digitalmente e transmitidos ao sistema do eSocial, que envia de volta um recibo acusando que as informações foram acolhidas. Mas, caso haja alguma inconsistência, o sistema reenvia, mais tarde, uma nova comunicação com a crítica dos dados e o que deve ser corrigido para então ser retransmitido.
O primeiro input ao eSocial é o cadastramento da empresa e de seus funcionários, processo que deverá ser conduzido a partir de abril - produtor rural pessoa física e segurado especial -, com prazo final em 30 de junho para as empresas que declaram Imposto de Renda pelo lucro real, 30 de novembro para as de lucro presumido e 31 de janeiro de 2015 para órgãos e entidades das administrações públicas direta e indireta.
Ângela Castro, sócia da área de outsourcing da Deloitte, diz que nesta primeira fase são enviadas todas as tabelas que formam o cadastro: as informações de proventos e descontos, lotações, cargos e funções, horários de trabalho. Na área de construção civil devem ser informados os estabelecimentos e obras de construção, que têm regras próprias. E para os portuários, devem ser informados os terminais de operação e operadores portuários cadastrados pelo OGMO (Órgão Gestor da Mão de Obra). E, por último, os processos administrativos e judiciais.
A partir daí, na segunda fase, são informados os eventos trabalhistas, ou as ações ou situação advinda da relação entre empregador e trabalhador. O objetivo é fazer com que as empresas observem o prazo legal já existente na legislação trabalhista e previdenciária. Estão nesta categoria admissão, demissão, concessão de férias, aumentos de salário, licenças, exposição a agentes nocivos, entre outros eventos aleatórios.
E, por fim, está o evento fixo mensal, que é a folha de pagamento e seus desdobramentos obrigatórios e tributários, que deve ser enviada até o dia 7 do mês subsequente. O acesso aos dados será disponibilizado tanto para os órgãos do governo como para empregadores e empregados.
Ângela observa que o eSocial terá impacto significativo na operação das empresas. Devido à necessidade de conhecimentos específicos - tanto em sistema e em legislação trabalhista como em processos -, as empresas precisam de esforços adicionais para implementar o eSocial. Esse cenário tem elevado a demanda em serviços de consultoria.
"O primeiro cuidado é observar se as informações que existem hoje estão consistentes. A empresa deve saber que estarão muito mais expostas. Antes, o governo tinha de enviar um fiscal para avaliar se as obrigações estavam sendo cumpridas. Agora o próprio sistema vai apontar" alerta Ângela.
Denis del Bianco, diretor da Totvs Consulting, destaca que é quase impossível para a empresa executar as obrigações do Sped Social sem uma preparação prévia ou como alterar os processos e as política para poder executar, sem atropelos, o que o eSocial exige. Segundo Renata Seldin, líder da prática de eSocial na consultoria, o trabalho começa com a análise dos dados, e, em seguida, é feito um diagnóstico de tudo o que será necessário: do saneamento dos dados ao redesenho dos processos e à revisão da arquitetura de sistemas.
Valéria Zotelli, sócia do Miguel Neto Advogados, e Silvinei Toffanin, diretor da Direto Contabilidade, dizem que uma das vantagens do eSocial é que ele vai substituir uma série de obrigações hoje existentes. Entre elas a Relação Anual de Informações sociais) e o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados.
Por Helo Reinert | De São Paulo
Fonte: Valor Econômico (31.01.2014)