Com a publicação da Portaria SPREVT nº 211 de 2019, é considerada válida a utilização de certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, normatizada por lei específica, para a criação e assinatura eletrônica dos seguintes documentos:
- Programa de Controle de Médico de Saúde Ocupacional - PCMSO;
- Programa de Prevenção de Riscos Ambientais - PPRA;
- Programa de Gerenciamento de Riscos - PGR;
- Programa de Condições e Meio Ambiente de Trabalho na Indústria da Construção Civil - PCMAT;
- Programa de Proteção Respiratória - PPR;
- Atestado de Saúde Ocupacional - ASO;
- Programa de Gestão de Segurança, Saúde e Meio Ambiente do Trabalhador Rural - PGSSMTR;
- Análise Ergonômica do Trabalho - AET;
- Plano de Proteção Radiológica - PRR;
- Plano de Prevenção de Riscos de Acidentes com Materiais Perfurocortantes;
- Certificados ou comprovantes de capacitações contidas nas Normas Regulamentadoras;
- Laudos que fundamentam todos os documentos previstos neste artigo, a exemplo dos laudos de insalubridade e periculosidade;
- Demais documentos exigidos com fundamento no artigo 200 da CLT.
Os documentos previstos acima já assinados no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil serão considerados válidos.
O arquivo eletrônico que contém os documentos mencionados deve ser apresentado no formato "Portable Document Format" - PDF de qualidade padrão "PDF/A-1", descrito na ABNT NBR ISO 19005-1, devendo o empregador mantê-lo à disposição para apresentação à Inspeção do Trabalho.
Também será considerada válida a guarda em meio eletrônico dos documentos citados assinados manualmente, inclusive os anteriores à vigência da Portaria SEPREVT nº 211 de 2019, pelo período correspondente exigido na legislação própria, em especial para os fins de fiscalização quanto ao cumprimento, por parte do empregador, das obrigações de segurança e saúde no trabalho.
Os empregadores que optarem pela guarda de documentos assinados manualmente devem manter os originais pelo período ali mencionado, proporcionando à Inspeção do Trabalho, caso julgue necessário, o acesso aos documentos físicos originais mediante prévia notificação.
A forma de assinatura, guarda e apresentação de documentos é inicialmente facultativa, tornando-se obrigatória nos seguintes prazos, contados da vigência da Portaria SEPREVT nº 211 de 2019 (12/04/2019):
- 5 (cinco) anos, para microempresas e microempreendedores individuais;
- 3 (três) anos, para empresas de pequeno porte; e
- 2 (dois) anos, para as demais empresas.
Excepcionalmente poderá ser aceita a apresentação do documento em papel quando a geração do mesmo em formato digital se mostrar comprovadamente inviável, seja em razão de sua natureza ou do local onde a fiscalização venha a ser realizada. Neste caso, a situação será devidamente justificada pelo empregador, que deverá comprovar a autenticidade e a integridade do documento.
A Portaria SEPREVT nº 211 de 11/04/2019, foi publicada no DOU em 12/04/2019, e entra em vigor na data de sua publicação.
Fonte: LegisWeb – 12/04/2019.